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【事例】業務聞き取り調査報告書

 

調査方法と内容例

業務内容の実態を把握するため、A社の運営する病院検索サイトの運営者であるMさん、Eさんの日次、週次、月次業務について聞き取り調査を行った。

聞き取り調査は、対面調査による質問法及び被調査者の緊張感をほぐし、ありのままを話して頂くために会話形式による聞き取り調査を行った。

Mさんには主たる業務であるサーバ管理について、Eさんには主たる業務であるサイトの運営について、具体的な内容を質問し現状把握を行い、また、調査に対する質問内容及び回答はSさん、Yさんに記録をしてもらった。

調査により得られた仕事内容

サイト運営に関する所見

まずE様の日常における仕事だが、ルーチンワークとして定まった仕事はないように思われる。通常行っている仕事は下記のような事柄で、これらは必要に応じて行えばよく、毎日及び毎週次、毎月定期で行わなければならいものではない。

  1. SEO対策(キーワード検証、たまに行う程度である)
  2. リンク貼り(特に頻繁に行っているわけではない)
  3. ページの更新(常時行っているわけではなく、たまに変更がある程度である)
  4. コンテンツの追加(医療経営、健康予防コンテンツの追加作業、月に数時間の作業である)
  5. サイト構成、トップデザインの変更等(頻度は少)
サーバー管理に関する所見

M様が行っているサーバー管理は主にサーバーの保守が主体であり、特に定まった業務がないと思われる。サーバー管理はサーバーの最適化及びセキュリティー監視、パフォーマンス維持、トラブル対応、復旧だが、現状ではこのような業務は行われていない。M様が行っているサーバー管理は次のような内容である。

  1. サーバーの日常トラブルの対応(職員の方の問い合わせに対する対応。操作性及び少し知識があればできることが多い。1日1時間程度の作業量)
  2. サーバー管理
  3. インフラ整備(必要に応じて行っている)
  4. IPアドレス管理(メールアドレス管理はM様の範囲外)
  5. ID管理(入社、退職時の設定)
  6. バックアップのテープの交換(週一回)
  7. サーバー上のファイルの最適化(不要ファイルの削除)
  8. 請求書の発行(有料登録顧客に対して)
  9. 売り上げ管理 

調査結果の所見

サイト運営及びサーバー管理担当のM様及びE様の仕事内容からして、毎日定期的に行わなければならない業務は限られている(バックアップやコンテンツチェック等)。

現在の業務多くは専門家でなくても十分に行える内容もあるので、専門的業務と誰にでもできる業務に分類し、専門的知識及び技術で対応しなければならないものは専門担当1人置くだけで良いのではないか。また専門業務をアウトソーシングすることも考慮すべき。

E様、M様も現在の業務に携わり年月が長いことからノウハウなどはあるが、一方マンネリになっている部分もある。

課題の抽出

  1. 当該サイトの運営担当者は、特に定まった業務はなく日々不定期に発生することに対応する事が主たる業務になっている。業務プロセスマップの作成をする必要がある。また職務分担表の作成も明確にすべきである。
  2. 売り上げアップ及びアクセスアップ繋がるような施策及び手法を行っていない。売り上げアップに対する意識もない。売り上げ目標を明確にし、売り上げが見込める施策及び方法がない場合、担当者の交代及び削減をすべき。
  3. IT業界は一般業種に比べるとスピードや競争意欲が旺盛であり、質・量とも高い。しかし両担当者の仕事の内容が一般のIT会社に比較すると仕事の質・量ともに低いと感じられる。
  4. 職務内容が明確でない。

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